Tủ tài liệu văn phòng và tầm quan trọng của tủ tài liệu

Tủ tài liệu văn phòng là một vật dụng rất cần thiết trong văn phòng.Nếu không có tủ tài liệu thì các giấy tờ, hồ sơ của bạn sẽ để lung tung bừa bãi vừa gây cảm giác khó chịu, thiếu thẩm mỹ vừa có nguy cơ cao mất đi những tài liệu quan trọng.Vì vậy trong mỗi văn phòng cần phải có tủ sắt văn phòng hay tủ tài liệu văn phòng để không những cất giữ hồ sơ giấy tờ mà còn có thể cất giữ các vật dụng văn phòng khác.Mỗi ngày chúng ta tiếp xúc với tủ tài liệu văn phòng một cách thường xuyên đến mức bỏ qua sự tồn tại của nó. Coi nó như là một thứ hiển nhiên tồn tại. Tủ tài liệu văn phòng là một thứ không thể không đề cập đến trong hạng mục nội thất văn phòng. Tuy nhiên, trên thực tế các nhà thiết kế hay nhà cung cấp thường không đánh giá cao tầm quan trọng của tủ tài liệu văn phòng. Thường chỉ chú trọng đến ghế văn phòng, bàn làm việc, màu sắc bố cục tổng thể, hướng ngồi chứ hạng mục tủ tài liệu thì cứ cung cấp đủ sử dụng là được. Đây là một thiếu sót nghiêm trọng. Tủ tài liệu văn phòng và tủ sắt văn phòng được sử dụng nhiều nhất bởi bộ phận kế toán, việc thiết kế và lắp đặt chiếc tủ tài liệu như thế nào cho phù hợp với công năng sử dụng sẽ làm tăng hiệu quả công việc.

Tủ tài liệu phải được thiết kế mang tính an toàn và tiện lợi.Cần đặt tủ tài liệu gần với nơi ngồi làm việc để tiện lấy, cất hồ sơ giấy tờ, tủ tài liệu phải có khóa an toàn để cất giữ những giấy tờ quan trọng.Vậy đâu là những tiêu chí cho chiếc tủ tài liệu văn phòng.Trước hết, thiết kế hay lựa chọn tủ tài liệu phải quan tâm trước nhất đến mục đích sử dụng của người sẽ dùng chiếc tủ ấy. Tài liệu của người sử dụng hay bộ phận sử dụng là loại nào, tính chất của tài liệu như thế nào. Nếu không cần thiết phải bảo mật thì không nên sử dụng cánh, việc này vừa tiết kiệm chi phí, vừa tiết kiệm thời gian thao tác.Kích thước của tủ tài liệu phải phù hợp và đủ tiêu chuẩn: tiêu chuẩn về kích thước tùy thuộc vào dạng kẹp file mà bộ phận đó sử dụng. Thông thường, kẹp file tiêu chuẩn có kích thước cao 34.5m, sâu 29cm, dày 7cm. Vậy khoang để tài liệu tối thiểu phải có chiều cao là 36cm, chiều sâu là 31cm. Trên thị trường, các sản phẩm tủ hồ sơ, tủ tài liệu văn phòng sẵn có, thông thường chỉ có 2/3 khoang trong 1 tủ đạt đủ yêu cầu trên.Màu sắc và chất liệu: Bạn có thể lựa chọn màu sắc tương đồng với bàn làm việc để tạo được một thể thống nhất. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, tủ tài liệu lại là điểm nhấn của văn phòng. Vậy bạn có thể lựa chọn màu khác biệt nổi trội để tạo ấn tượng. Về chất liệu, thường tủ gỗ thì đẹp hơn tủ sắt, nhưng tủ sắt thì có độ bền cao hơn tủ gỗ, đồng thời, tủ sắt văn phòng có tải trọng từng khoang cao hơn. Do đó, tùy mục đích sử dụng và tải trọng của tài liệu tương ứng để lựa chọn. Một số mẫu tủ tài liệu có thiết kế chuẩn tất cả các khoang trên theo kẹp file thông thường: Tủ tài liệu SM6240H: chiều rộng 950mm, chiều sâu 420mm, chiều cao 1242 mm. Tủ gồm 4 ngăn kéo bên phải và 1 khoang 2 cánh mở bên trái.Bộ tủ tài liệu văn phòng được ghép bởi 3 tủ riêng biệt: SM7230FH-SM7030FH-SM7130FH, kích thước cả bộ: W2400 x D420 x H1224 mm, có thể bỏ lọt 11 file trên mỗi khoang.Mẫu tủ văn phòng gỗ Eco SME 8550: Sản phẩm phủ Melamine (MFC) nhập khẩu - Phần trên 3 ngăn, 02 cánh kính có khóa và 01 cánh gỗ bên trái không có khóa. - Phần dưới 2 ngăn, 03 cánh gỗ, 02 cánh có khóa, 01 cánh bên trái không có khóa. Kích thước: W1200 x D400 x H1990 mm Các sản phẩm tủ tài liệu trên thuộc dòng tủ cao cấp của Nội thất fami.

Ngày nay, bàn làm việc có đi kèm với tủ phụ, hộc cố định hay hộc di động đang được ưa chuộng vì tính tiện dụng và gọn gàng của nó, đó luôn là lựa chọn cho các văn phòng có diện tích nhỏ cũng như có ít hồ sơ giấy tờ.Nhưng không vì thế mà tủ tài liệu văn phòng mất đi vị trí của mình, chỉ có tủ tài liệu mới có thể chứa đựng một khối lượng lớn giấy tờ, tài liệu. Ngoài ra, bàn làm việc kết hợp với hộc di động, hộc cố định không thích hợp cho không gian mở, việc phải đối diện với những tài liệu khổng lồ sẽ gây áp lực rất lớn tới nhân viên.Để văn phòng của bạn ngăn nắp và gọn gàng thì không thể thiếu tủ tài liệu. Tùy theo số lượng nhân viên trong phòng mà lựa chọn loại tủ có nhiều ngăn hay ít ngăn. Tủ tài liệu văn phòng dù nhỏ hay lớn đều phải đảm bảo được tính năng sử dụng là sắp xếp tài liệu giúp nhân viên xử lý hồ sơ một cách thuận tiện, nhanh chóng. Với phòng làm việc nhiều nhân viên, nên sử dụng loại tủ được thiết kế dạng modul để có thể ghép nối với nhau nhằm tăng tiện tích mà không tốn quá nhiều không gian. Những tài liệu quan trọng để trong ngăn có khóa an toàn, còn những tài liệu hàng ngày thì để trên kệ, vừa trưng bày vừa thuận tiện khi lấy.

Ngoài chức năng lưu trữ, tủ tài liệu văn phòng còn là nơi trưng bày lý tưởng những cuốn sách hay, những kỷ niệm chương, đồ lưu niệm…Do đó khác với kệ sách, tủ tài liệu có thêm những cánh tủ có khóa để bảo đảm những hồ sơ mật, số lượng ngăn kéo để chứa tài liệu cùng thường nhiều hơn.
Với sự tiến bộ của công nghệ sản xuất, ngày nay các sản phẩm tủ tài liệu văn phòng ngày càng đa dạng. Đôi khi tủ tài liệu còn là vật dụng để chia tách phòng một cách thông minh.

Nguồn:noithatmanhphat.vn/tu-tai-lieu-van-phong-va-tam-quan-trong-cua-tu-tai-lieu-83-newsdt.aspx