Những điều cần lưu ý khi quyết định đầu tư một văn phòng mới

Với nhiều công ty, khi chuẩn bị đầu tư một văn phòng mới bao giờ cũng bị đặt vào tình thế trả lời cho câu hỏi cần chuẩn bị những gì khi đầu tư một văn phòng mới? Sau đây là một gợi ý nhỏ cho bạn:

Tìm được công ty nội thất có uy tín

Trước tiên, bạn phải tìm được công ty thiết kế nội thất văn phòng có kinh nghiệm đã từng thực hiện các dự án có tính chất tương tự như văn phòng bạn đang định làm. Có như vậy bạn mới có được sự tư vấn đúng cách và đúng chỗ, Công ty nội thất sẽ theo sát và gợi ý cho bạn để làm rõ cho bạn thực sự cần gì là một trong những bước quan trọng nhất trong một dự án thiết kế và thi công văn phòng.

Bảng thống kê nhân sự

Bạn cần làm rõ về số người sẽ làm việc trong văn phòng mới. Một bảng thống kê nhân sự tốt cần chỉ rõ các cấp độ nhân sự khác nhau, những ai sẽ cần phòng làm việc riêng, mỗi phòng ban có cụ thể bao nhiêu người. Bảng thống kê này không chỉ phản ánh số người hiện tại của doanh nghiệp mà cần phải chỉ ra số lượng người mà công ty bạn dự định phát triển trong tương lai.

Sự liên hệ

Mỗi công ty có tập quán làm việc riêng, hãy nói cho designer biết những bộ phận và nhóm khác nhau trong công ty bạn phối hợp và giao tiếp với nhau như thế nào, những bộ phận nào nên ở gần nhau? Họ phối hợp như thế nào? Những nhóm nào liên hệ nhiều với bên ngoài và nhóm nào liên hệ nhiều với bên trong? …

Hình ảnh và văn hoá công ty

Một văn phòng tốt sẽ phản ánh và hỗ trợ hình ảnh và văn hoá công ty, hãy cố gắng mô tả cho nhà thiết kế những điểm chủ yếu về hình ảnh công ty và những giá trị văn hoá mà công ty bạn coi trọng. Một văn phòng làm việc phù hợp về hình ảnh và văn hoá công ty sẽ tạo nên một môi trường làm việc phù hợp.

Yêu cầu về tiện ích

Sẽ là một sự chuẩn bị tốt nếu bạn làm rõ những tiện ích mà công ty cần như phòng họp, không gian thảo luận, khu vực in ấn, pantry, kho… một cách cụ thể theo những kỳ vọng của nhân viên.

Yêu cầu về tài chính

Nếu có thể bạn sẽ hình dung trước ra được tổng mức đầu tư của bạn sẽ khoảng bao nhiêu, cùng làm việc với nhà thầu để thảo luận sơ bộ mức mà bạn sẽ đầu tư. Như vậy, khi công việc đi vào chi tiết, bạn sẽ khống chế được sự dao động của chi phí, đảm bảo hiệu quả cho đầu tư.

Yêu cầu về hạ tầng IT và kỹ thuật

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là yêu cầu về hạ tầng IT và kỹ thuật. Ở phần này bạn nên nhờ bộ phận IT hoặc kỹ thuật giúp mình cung cấp những yêu cầu cho nhà thiết kế/ nhà thầu để đảm bảo những tiêu chuẩn kỹ thuật được tuân theo.

Một vài điều cân nhắc khi đầu tư 1 văn phòng mới

1. Bạn hoạt động thuộc ngành gì và các nhân viên của bạn là ai? Ngày nay việc thu hút các tài năng đến làm việc là điều rất quan trọng để doanh nghiệp của bạn có lợi thế về cạnh tranh, nhất là cạnh tranh về chất xám. Nếu vậy, bạn phải để ý đến tính văn hóa của doanh nghiệp. Bạn nên cân nhắc vị trí văn phòng có phù hợp với loại hình doanh nghiệp của bạn? Các tiện ích xung quanh như nhà hàng, bến xe, chỗ để xe… có tạo cho nhân viên những tiện nghi phụ giúp họ thoải mái hay không? Nếu nhân viên của bạn đi lại bằng xe ô tô thì bãi đỗ xe là quan trọng hơn là các điểm đỗ xe công cộng. Với loại hình doanh nghiệp trẻ, cần nhiều sự trao đổi, bạn sẽ cần không gian văn phòng trẻ trung và thoải mái cho nhân viên.

2. Công ty bạn có làm việc với tài liệu được phân loại và đề cao yếu tố bảo mật hay không (ví dụ công ty tài chính hoặc công ty luật)? Nếu bạn làm với một không gian văn phòng mở, trao đổi giao tiếp nhiều thì thì không tốt cho văn phòng của bạn. Bạn sẽ cần 1 văn phòng mà ở đó không gian làm việc riêng biệt, có các tủ và có khóa để cất tài liệu. Ngược lại, nếu văn phòng của bạn cần cho sự tập trung và sáng tạo, ngoài việc có không gian làm việc riêng bạn cũng nên bố trí các bảng viết, các màn hình lớn để tạo sự sáng tạo.

3. Văn hóa công ty bạn là gì?Bạn có dành ra 1 tiếng để nhân viên nghỉ ngơi vui vẻ vào mỗi thứ năm hàng tuần không? Nếu vậy, bạn có thể cần một không gian với một nhà bếp và quầy bar gần như ở chính giữa. Hoặc có lẽ một không gian cho cho môn chơi bóng bàn… Một số không gian văn phòng công nghệ còn cho phép nhân viên đi lại bằng xe đạp, hoặc loại hình xe điện cải tiến, bạn cần phải nghĩ đến một tiêu chuẩn văn phòng riêng biệt dành cho sự ưu ái này.

4. Diện tích văn phòng của  bạn cần rộng như thế nào? Nếu bạn có một công ty nhỏ với ít nhân viên, việc thuê 1 văn phòng lớn là không cần thiết tuy nhiên điều quan trọng là bạn nên biết tiêu chuẩn diện tích dành cho 1 không gian làm việc để từ đó còn tính toán để khả năng mở rộng sau này. Ngày nay, có nhiều công ty phát triển kinh doanh không gian văn phòng thuê lại (share office) phù hợp với bố trí cho các loại hình doanh nghiệp rất nhỏ hoặc chỉ là vài chỗ người cho không gian làm việc của các nhân viên đại diện, có thể văn phòng này là phù hợp với bạn?

5. Bạn sẽ chi tiêu bao nhiêu tiền? Một điều vô cùng quan trọng là là chi phí, ngân sách hiện tại và tương lai của công ty có phù hợp với mức giá mà bạn phải chi trả? Bạn cần một văn phòng loại A hay chỉ là một văn phòng có mức chi phí vừa phải? Bạn có sẵn sàng trả mức phí cho văn phòng loại A như Keangnam với mức giá vài chục đô la cho 1m2 hay chỉ là mức văn phòng loại C như các tầng đế của tòa nhà chung cư với mức giá khoảng vài đô la cho 1m2? Ngoài ra, bạn còn phải lưu ý đến mức độ đầu tư cho đồ nội thất văn phòng, thêm nữa là vấn đề di chuyển đồ nội thất văn phòng này có dễ dàng hay không nếu tương lại bạn cần 1 văn phòng mới?